En ansatt slutter, navnet fjernes fra nettsiden, og saken virker ferdig. Men bildene av personen kan fortsatt ligge i presentasjoner, gamle artikler, annonser, sosiale medier og bedriftens bildebank. Hvis ingen har ansvar for å rydde, blir de gjerne liggende til noen tilfeldigvis oppdager dem.
Det betyr ikke at alle bilder av tidligere ansatte automatisk må slettes. Det betyr at bedriften bør vite hvor bildene brukes, hvorfor de eventuelt skal beholdes, og hva som ble avtalt da de ble tatt.
Start med de aktive flatene
Profilbildet på ansattsiden bør normalt fjernes eller erstattes når personen ikke lenger representerer virksomheten. Det samme gjelder sider der vedkommende står oppført som kontaktperson, rådgiver, behandler eller ansvarlig for en tjeneste.
Dette handler ikke bare om personvern. Gamle bilder kan sende kunder til feil person og få nettsiden til å virke dårlig vedlikeholdt. Sjekk derfor nettside, e-postsignaturer, Teams- og Slack-profiler, tilbudsmaler, presentasjoner og eventuelle kataloger.
Har dere en fast rutine for å oppdatere ansattbildene, bør avsluttede arbeidsforhold være en del av den samme rutinen.
Et profilbilde og et miljøbilde er ikke det samme
Et rent portrett identifiserer personen tydelig og er ofte knyttet direkte til rollen. Et miljøbilde kan vise et helt team, et kundemøte eller en arbeidsprosess der den tidligere ansatte bare er én del av historien.
Derfor bør bildene vurderes etter funksjon. Et gammelt portrett på kontaktsiden bør raskt bort. Et godt oversiktsbilde fra en produksjonssituasjon kan fortsatt være relevant, særlig hvis personen ikke er hovedmotivet og bildet fortsatt beskriver virksomheten korrekt.
Samtidig bør bedriften unngå å bruke en tidligere medarbeider som tydelig ansikt utad dersom det kan skape inntrykk av at personen fortsatt jobber der.
Se på hva som faktisk ble avtalt
Før fotograferingen bør ansatte få informasjon om hva bildene skal brukes til, hvor lenge de kan være aktuelle og hvem de kan kontakte med spørsmål. Når noen slutter, bør bedriften gå tilbake til denne informasjonen og eventuelle samtykker eller interne retningslinjer.
Bruksretten til selve fotografiet og grunnlaget for å vise personen er to forskjellige spørsmål. Bedriften kan ha lov til å bruke bildefilen fra fotografen uten at det automatisk betyr at enhver videre bruk av den avbildede personen er klok eller riktig. Les også hva bruksrett til bedriftsbilder betyr.
Lag en enkel sjekkliste ved avslutning
- fjern portrett og kontaktinformasjon fra aktive nettsider
- søk etter personen i presentasjoner, kampanjer og publiseringsverktøy
- marker relevante filer i bildebanken som utgått eller begrenset
- vurder miljøbilder etter motiv, bruk og avtale
- avklar usikre tilfeller med den tidligere ansatte før videre bruk
Det er ofte bedre å arkivere en fil enn å slette den permanent med én gang. Bildet kan være del av dokumentasjon, historikk eller en publisert kundesak. Men arkivering må bety at filen ikke fortsetter å dukke opp som et fritt valg for den som lager neste presentasjon.
Unngå tomme hull på nettsiden
Når ett portrett fjernes, kan ansattoversikten plutselig se ujevn ut. Hvis virksomheten har høy utskiftning, er det lurt å planlegge faste oppsamlingsdager for nye profilbilder. Da slipper nye ansatte å stå uten bilde i månedsvis.
Et godt portrettoppsett kan dokumenteres og gjentas med samme lys, bakgrunn og utsnitt. Det gir en ansattside som holder seg helhetlig selv om teamet endrer seg gjennom året.
Bildebanken bør ha en ansvarlig
Den vanligste feilen er ikke at bedriften tar et bevisst galt valg. Det er at ingen vet hvem som skal gjøre noe. Legg derfor bildebruk inn i virksomhetens vanlige avslutningsrutine, sammen med tilganger, utstyr og kontaktinformasjon.
Én person bør ha ansvar for å merke bilder, oppdatere de viktigste flatene og gi beskjed til markedsansvarlig. Da blir ikke den tidligere ansatte stående som bedriftens ansikt fordi filen tilfeldigvis var lett å finne.
En god rutine gjør nye fotograferinger enklere
Når bildebanken er ryddig, ser bedriften også tydeligere hvilke motiver som faktisk mangler. Kanskje må bare ett nytt portrett tas, eller kanskje endringen viser at det er på tide å oppdatere hele teamet.
Hva med gamle innlegg og historiske saker?
En eldre nyhetssak trenger ikke nødvendigvis endres fordi en person har sluttet. Hvis saken tydelig er datert og beskriver noe som skjedde mens vedkommende jobbet i virksomheten, kan bildet fortsatt være en naturlig del av historikken. Problemet oppstår når gammelt innhold presenteres som om det beskriver dagens team.
Vurder derfor forskjellen mellom arkiv og aktiv markedsføring. En datert reportasje kan beholdes, mens samme bilde bør tas ut av forsiden, rekrutteringsannonsen eller en løpende kampanje. Det gjør ryddingen mer presis enn å enten slette alt eller la alt bli liggende.
Trenger dere et system som gjør ansattbildene enkle å vedlikeholde over tid? Les mer om ansatt- og profilbilder, eller ta kontakt med Mavvi for å planlegge hoveddag og oppsamlingsbilder.
