Når bedriften har betalt for fotografering og mottatt bildene, er det lett å anta at de kan brukes helt fritt. I praksis må både avtalen med fotografen og rettighetene til menneskene på bildene tas med i vurderingen.

For de fleste bedriftsoppdrag er målet selvfølgelig at bildene skal brukes. De kan være tatt til nettsiden, sosiale medier, presentasjoner, annonser og annet materiell.

Men det er likevel nyttig å forstå forskjellen på å motta bildefilene, få tillatelse til å bruke dem og ha rett til å bestemme over all videre bruk.

Denne artikkelen er en praktisk innføring og ikke juridisk rådgivning. Ved større kampanjer, internasjonal bruk eller uklare avtaler bør rettighetene vurderes konkret.

Kortversjonen: Det kommer an på avtalen

Bedriften får normalt en avtalt bruksrett til bildene. Denne kan være bred og dekke nettside, sosiale medier, trykksaker og annen vanlig markedsføring, eller den kan være begrenset til bestemte formål.

Det avgjørende er hva fotografen og kunden har avtalt.

Etter åndsverkloven skal ikke fotografen anses for å ha overdratt mer omfattende rettigheter enn det avtalen klart gir uttrykk for.

Hvis bedriften planlegger en bruk som ikke var en del av det opprinnelige oppdraget, er det derfor lurt å spørre fotografen før bildet publiseres.

Å betale for fotograferingen er ikke det samme som å kjøpe alle rettighetene

Prisen på et fotooppdrag dekker vanligvis planlegging, fotografering, utstyr, redigering og en avtalt bruk av de ferdige bildene.

Det betyr ikke automatisk at hele opphavsretten overføres til kunden.

Forskjellen kan sammenlignes med å kjøpe en bok. Du eier det fysiske eksemplaret, men du får ikke dermed rett til å kopiere innholdet og utgi det på nytt.

På samme måte kan bedriften ha mottatt bildefilene og en bred rett til å bruke dem, mens fotografen fortsatt har de grunnleggende rettighetene til arbeidet.

Hva bør bruksretten si noe om?

En tydelig avtale gjør bildebruken enklere for begge parter. Den bør være tilpasset oppdraget, men kan blant annet avklare:

• Hvilken bedrift som kan bruke bildene
• Hvilke kanaler bildene kan brukes i
• Om bildene kan brukes i betalt annonsering
• Om bruken er tidsbegrenset
• Om bildene kan sendes til presse og samarbeidspartnere
• Om andre selskaper i samme konsern kan bruke dem
• Om bildene kan bearbeides eller endres
• Om fotografen skal krediteres

Ikke alle fotooppdrag trenger en lang kontrakt. Men jo større og mer kommersiell bruken er, desto viktigere er det at rammene er tydelige.

Kan bildene brukes på nettsiden?

Hvis fotograferingen er bestilt for å lage innhold til bedriften, vil bruk på egen nettside vanligvis være et av de mest naturlige formålene.

Det bør likevel fremgå av avtalen at denne bruken er inkludert. Dette er særlig viktig hvis bildene opprinnelig ble bestilt til en enkelt kampanje, publikasjon eller annen avgrenset bruk.

Bedriften bør også kontrollere at den har tillatelse til å publisere identifiserbare personer på bildene. Avtalen med fotografen og tillatelsen fra den avbildede er to forskjellige forhold.

Kan bildene brukes i sosiale medier?

Nettside og sosiale medier regnes ikke nødvendigvis som nøyaktig samme bruk. Dersom bedriften ønsker å publisere bildene på Facebook, Instagram, LinkedIn eller andre plattformer, er det lurt at dette er inkludert i avtalen.

Det kan også være forskjell på organiske innlegg og betalt annonsering. Et vanlig innlegg til egne følgere har et annet omfang enn en annonsekampanje som vises gjentatte ganger til et stort publikum.

Hvis bildene skal brukes i større betalte kampanjer, bør dette derfor avklares tidlig.

Kan bildene brukes i trykksaker?

Brosjyrer, årsrapporter, presentasjoner, messestands og annet trykt materiell er vanlige bruksområder for bedriftsbilder.

Igjen bør bedriften kontrollere at bruken ligger innenfor avtalen. Det gjelder særlig dersom trykksaken skal distribueres av en annen organisasjon eller brukes til markedsføring av flere selskaper.

Det er også viktig å bruke riktig bildefil. En fil som fungerer godt på nettsiden, kan ha for lav oppløsning til en stor trykksak.

Kan bedriften sende bildene til pressen?

Bedrifter får ofte forespørsler om bilder i forbindelse med artikler, intervjuer og pressemeldinger. Da kan det være nyttig å ha et eget utvalg som er godkjent for pressebruk.

Avklar om bedriften kan sende bildene videre til medier, og hvilken sammenheng de kan brukes i.

Et bilde som sendes til en avis for å illustrere en bestemt artikkel, bør ikke automatisk oppfattes som fritt tilgjengelig for all senere bruk.

Legg gjerne ved fotografens navn og en kort beskrivelse av hva bildet viser. Det gjør det enklere for redaksjonen å bruke bildet riktig.

Kan et reklamebyrå eller en designer få bildefilene?

Bedriften trenger ofte å dele bildene med en webdesigner, et reklamebyrå, et trykkeri eller andre som produserer materiell på vegne av den.

Dette er vanligvis uproblematisk når leverandøren bare bruker bildene til å utføre arbeid for bedriften innenfor den avtalte bruksretten.

Leverandøren bør imidlertid ikke legge bildene i et eget mediearkiv, selge dem videre eller bruke dem for andre kunder.

Det er derfor lurt å informere om at bildene er levert til et bestemt prosjekt og ikke er generelle arkivbilder.

Kan samarbeidspartnere bruke bildene?

Her bør bedriften være mer forsiktig. En samarbeidspartner er en egen virksomhet, selv om selskapene arbeider tett sammen.

Hvis et bilde er tatt for én bedrift, betyr det ikke automatisk at leverandører, kunder og andre samarbeidspartnere kan bruke det i sin egen markedsføring.

Dette kan ofte løses ved å spørre fotografen og beskrive den planlagte bruken. Da unngår alle usikkerhet senere.

Ved fotografering av et felles prosjekt kan bruken gjerne avklares allerede før fotodagen, slik at begge virksomhetene vet hva de får tilgang til.

Kan flere selskaper i samme konsern bruke bildene?

Et konsern kan bestå av flere juridiske selskaper med egne nettsider og markedsføringskanaler.

Hvis bildene skal brukes av hele konsernet, bør dette stå i avtalen. En bestilling fra ett selskap gir ikke nødvendigvis alle andre selskaper en selvstendig bruksrett.

Dette er særlig viktig dersom bildene skal inngå i kampanjer i flere land eller brukes av lokale avdelinger med egne markedsføringsplaner.

Kan bedriften beskjære bildene?

Vanlig beskjæring er ofte nødvendig. Et bredt bilde må kanskje tilpasses en stående flate, og et ansattbilde kan måtte beskjæres til et kvadratisk profilfelt.

Det bør likevel gjøres med omtanke. En svært tett beskjæring kan fjerne sammenhengen i bildet, kutte mennesker på en uheldig måte eller endre hva motivet kommuniserer.

Hvis bedriften vet at bildene skal brukes i mange formater, er det bedre å planlegge variasjonene under fotograferingen. Da kan viktige motiver tas både bredt, stående og med plass til tekst.

Kan bedriften legge egne filtre på bildene?

Fargefiltre og kraftige endringer kan gjøre at bildene ikke lenger passer sammen som en serie. Hudtoner, produktfarger og lyset i lokalet kan også bli unaturlige.

Hvis bedriften trenger en annen fargebehandling eller et spesielt kampanjeuttrykk, bør dette helst avklares med fotografen.

En enkel tilpasning til en publiseringsflate er noe annet enn å endre hele uttrykket i det ferdige bildet.

Det er også lurt å unngå at forskjellige ansatte lager hver sin versjon. Behold originalleveransen samlet og lag tydelig merkede kopier til spesifikke formål.

Kan elementer fjernes eller legges til?

Større endringer bør avklares før de gjennomføres. Det kan være å fjerne personer, bytte bakgrunn, legge inn nye produkter eller sette sammen deler fra flere bilder.

Slike endringer kan påvirke både innholdet, troverdigheten og fotografens arbeid.

Det gjelder også bruk av kunstig intelligens til å utvide bildet eller endre personer og omgivelser. Selv om verktøyet gjør endringen teknisk mulig, betyr ikke det automatisk at den ligger innenfor avtalt bruk.

Hvis originalbildet nesten fungerer, er det ofte bedre å spørre om fotografen kan lage en egnet versjon.

Bilder av ansatte har et ekstra lag med rettigheter

Selv om bedriften har bruksrett fra fotografen, må den også ta hensyn til menneskene som er avbildet.

Datatilsynet skriver at arbeidsgiveren i utgangspunktet skal be om samtykke før bilder av ansatte publiseres på virksomhetens nettsider. Dette gjelder både åpne nettsider og interne løsninger.

Når en eller flere bestemte personer er hovedmotivet, regnes bildet som et portrettbilde. Arbeidsgiveren må som regel hente inn samtykke før slike bilder publiseres.

Det er bedriften som publiserer bildet, og dermed også bedriften som må ha kontroll på dette. Fotografen kan bidra med en ryddig prosess, men arbeidsgiveren kjenner formålet, de ansatte og kanalene bildene skal brukes i.

Samtykket bør være konkret

Et generelt spørsmål som «er det greit at vi tar noen bilder?» sier lite om hva den ansatte faktisk godtar.

Det bør være tydelig:

• Hvem som skal bruke bildene
• Hvor de skal publiseres
• Hva formålet er
• Om navn og stilling skal vises
• Hvor lenge bildene er tenkt brukt
• Hvordan den ansatte kan trekke samtykket tilbake

Datatilsynet beskriver gyldig samtykke som blant annet frivillig, spesifikt, informert, utvetydig og dokumenterbart. Det må også kunne trekkes tilbake.

I arbeidsforhold finnes det et skjevt styrkeforhold mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Bedriften bør derfor være ekstra nøye med at den ansatte opplever valget som reelt og ikke risikerer negative konsekvenser ved å si nei.

Hva hvis en ansatt ikke ønsker å være med?

Dette bør respekteres og håndteres uten å gjøre situasjonen unødvendig vanskelig for personen.

Bedriften kan ofte gjennomføre fotograferingen ved å:

• La personen slippe portrettbilde
• Planlegge arbeidsbilder uten gjenkjennelig ansikt
• Fotografere hender eller selve arbeidsoppgaven
• Velge en annen ansatt til det aktuelle motivet
• Bruke miljøbilder uten personen

Det er lurt å avklare dette før fotodagen. Da slipper den ansatte å måtte protestere mens kollegene står klare rundt kameraet.

Hva skjer når en ansatt slutter?

Når en avbildet medarbeider slutter, bør bedriften gjennomgå hvor bildet brukes.

Et profilbilde på kontaktsiden bør naturligvis fjernes når personen ikke lenger arbeider i virksomheten. Det samme kan gjelde presentasjoner, rekrutteringsmateriell og innlegg der personen fremstår som en nåværende representant for bedriften.

Eldre artikler og dokumentasjon kan kreve en annen vurdering, avhengig av formålet og hvilket grunnlag bedriften har for fortsatt publisering.

Bedriften bør ha en enkel rutine for å finne bildene igjen og håndtere forespørsler om fjerning.

Situasjonsbilder er ikke automatisk frie

Det skilles ofte mellom portrettbilder og situasjonsbilder. I et situasjonsbilde er aktiviteten eller hendelsen viktigere enn akkurat hvem som deltar.

Dette betyr likevel ikke at ethvert arbeidsbilde fritt kan publiseres uten vurdering. Hvis ansatte er gjenkjennelige, behandler bedriften fortsatt personopplysninger.

Datatilsynet anbefaler som hovedregel at man ber om samtykke dersom det er usikkert om bildet er et portrett eller situasjonsbilde.

Bedriften bør derfor ikke basere hele bildebruken på at menneskene tilfeldigvis arbeider i bakgrunnen.

Kunder og besøkende må også tas hensyn til

Hvis kunder, pasienter, gjester eller andre besøkende kan identifiseres, må bedriften vurdere om den har lov til å publisere bildet.

At personen oppholder seg i bedriftens lokaler betyr ikke automatisk at vedkommende har godtatt å bli brukt i markedsføringen.

Det tryggeste er å planlegge slike situasjoner med personer som er informert og har godkjent bruken. Alternativt kan bildet tas fra en vinkel der besøkende ikke er gjenkjennelige.

I miljøer med sensitive tjenester eller opplysninger bør dette vurderes særlig nøye.

Kan fotografen bruke bildene i egen markedsføring?

Fotografen kan ønske å vise arbeidet på egen nettside, i sosiale medier eller i en portefølje. Denne bruken bør avklares separat.

Bedriften kan ha sikkerhetsmessige, konkurransemessige eller personvernrelaterte grunner til at enkelte bilder ikke skal publiseres av andre.

Det kan også være nødvendig å avklare dette med de ansatte og andre personer som er avbildet.

En tydelig avtale om porteføljebruk reduserer risikoen for at et bilde publiseres i en sammenheng kunden eller den ansatte ikke var forberedt på.

Må fotografen krediteres?

Om og hvordan fotografens navn skal oppgis, bør fremgå av avtalen og vurderes ut fra hvor bildet brukes.

I en redaksjonell artikkel eller pressemelding er det vanlig og praktisk å legge ved navnet på fotografen. På en bedriftsforside eller i en liten annonse er en synlig kreditering ikke alltid like naturlig.

Bedriften bør likevel lagre fotografens navn sammen med bildefilene. Da vet også fremtidige ansatte hvor bildene kommer fra og hvem de kan kontakte hvis det oppstår spørsmål.

Oppbevar avtalen sammen med bildene

Etter noen år kan personen som bestilte fotograferingen ha sluttet, mens bildene fortsatt ligger i bedriftens arkiv.

Da bør det være mulig å finne ut:

• Hvem som tok bildene
• Når fotograferingen ble gjennomført
• Hvilken bruk som ble avtalt
• Hvem som er avbildet
• Hvor samtykker eller andre vurderinger er lagret
• Om det finnes begrensninger på videre deling

Avtalen og relevant informasjon kan gjerne lagres i samme hovedmappe som den opprinnelige leveransen.

Artikkelen om å få bildene brukt etter fotodagen gir flere råd om organisering av bildebanken.

Lag en enkel intern regel for bildebruk

Bedriften trenger ikke et komplisert system, men noen enkle regler kan hindre mange misforståelser.

En intern rutine kan for eksempel si:

• Hvor godkjente bilder finnes
• Hvem som kan sende bilder til eksterne aktører
• At originalfilene ikke skal overskrives
• At større endringer skal avklares
• Hvordan ansatte kan be om at et bilde fjernes
• Hvem som kontakter fotografen ved spørsmål

Det gjør det enklere for alle å bruke bildene og reduserer risikoen for at usikre eller gamle filer blir hentet fra tilfeldige mapper.

Avklar ønsket bruk før fotograferingen

Det enkleste tidspunktet å avklare bruksrett er før oppdraget gjennomføres.

Fortell fotografen dersom bildene skal brukes av flere selskaper, sendes til presse, inngå i betalte kampanjer eller distribueres internasjonalt.

Da kan bruken tas med i avtalen og fotograferingen planlegges etter de riktige formatene.

Bedriften bør samtidig informere de ansatte om hvilke bilder som skal tas og hvor de er tenkt publisert.

God bildebruk handler om tydelige forventninger

Bedriften skal kunne bruke bildene den har bestilt, men bruken bør skje innenfor det som er avtalt med fotografen og på en måte som tar hensyn til menneskene på bildene.

Det viktigste er derfor ikke å pugge alle reglene. Det er å stille noen konkrete spørsmål før fotograferingen og bevare svarene sammen med leveransen.

Da blir det tryggere å dele bildene med ansatte, byråer, presse og samarbeidspartnere uten at noen må gjette seg frem senere.

Trenger bedriften nye bilder til nettside og markedsføring, kan dere lese mer om bedriftsprofil og innhold eller ta kontakt for å avklare både fotograferingen og den planlagte bruken.