Mange bedrifter utfører det viktigste arbeidet sitt ute hos kunden. Skal dette fotograferes, må både kunden, menneskene i lokalet og informasjonen som kan bli synlig på bildene tas med i planleggingen.

En håndverker kan vise arbeidet i en ferdig bolig. Et renholdsfirma kan dokumentere hvordan en jobb gjennomføres, og en rådgiver kan fotograferes i møte med kunden.

Slike bilder kan være svært verdifulle fordi de viser tjenesten i den sammenhengen kunden faktisk møter den. Samtidig fotograferer vi på en arbeidsplass som tilhører noen andre.

Derfor bør tillatelsene være på plass før fotografen kommer.

Denne artikkelen gir en praktisk oversikt og erstatter ikke juridisk rådgivning. Ved sensitive lokasjoner, uklare avtaler eller omfattende publisering bør forholdene vurderes konkret.

Bedriftens kunde bør godkjenne fotograferingen

At en leverandør har tilgang til kundens lokaler for å utføre en jobb, betyr ikke automatisk at leverandøren også kan arrangere fotografering der.

Kunden bør informeres om:

• Hvorfor bildene skal tas
• Hvilke områder som skal fotograferes
• Hvem som kommer sammen med fotografen
• Hvor lenge fotograferingen varer
• Hvor bildene skal publiseres
• Om kundens navn eller lokaler skal kunne gjenkjennes

En tydelig forespørsel gjør det enklere for kunden å vurdere fotograferingen og eventuelt sette egne begrensninger.

Det er bedre å få et konkret ja enn å anta at fotograferingen er grei fordi kunden tidligere har sagt at bedriften gjør en god jobb.

Avklar hvem hos kunden som kan gi tillatelse

Personen som bestilte tjenesten er ikke nødvendigvis den som kan godkjenne fotografering og markedsføring.

I en mindre virksomhet kan daglig leder håndtere dette direkte. I en større organisasjon kan det være nødvendig å involvere kommunikasjonsavdelingen, sikkerhetsansvarlig, driftsleder eller den som forvalter lokalene.

Hvis fotograferingen skjer i et leid lokale, kan også gårdeier eller andre aktører ha regler som må tas hensyn til.

Be kunden finne riktig kontaktperson før fotodagen. Da slipper fotograferingen å stoppe mens noen forsøker å avklare hvem som egentlig kan si ja.

Beskriv hvordan kunden skal fremstå

Kunden kan godkjenne at arbeidsplassen fotograferes, men være mindre komfortabel med at navnet, logoen eller bestemte deler av virksomheten brukes i leverandørens markedsføring.

Avklar derfor om bildene kan:

• Vise kundens logo
• Identifisere bygget eller lokasjonen
• Nevne kunden med navn i bildeteksten
• Brukes som en offentlig kundereferanse
• Publiseres sammen med en beskrivelse av oppdraget
• Sendes til presse eller samarbeidspartnere

Det er mulig å vise selve arbeidet uten å avsløre hvem kunden er. Kameravinkel og utsnitt kan brukes til å holde logoer, skilt og andre kjennetegn utenfor bildet.

Lag en oversikt over godkjente områder

Store arbeidsplasser kan inneholde både åpne områder og rom som ikke skal fotograferes.

Kundens kontaktperson bør vise hvilke steder som kan brukes, og hvilke områder fotografen ikke skal gå inn i.

Det kan være lurt å dele lokalene inn i tre grupper:

• Områder som kan fotograferes fritt
• Områder som kan fotograferes etter kontroll
• Områder der fotografering ikke er tillatt

Denne gjennomgangen kan gjøres ved ankomst, men større eller mer kompliserte lokasjoner bør vurderes tidligere. Enkle mobilbilder kan gjøre det lettere å planlegge lys, utstyr og motiver uten å starte selve fotograferingen.

Skjermer og dokumenter kan avsløre mer enn man tror

En skjerm i bakgrunnen kan inneholde kundelister, priser, e-post, produksjonsdata eller annen informasjon som ikke skal publiseres.

Det samme gjelder papirer på skrivebord, navnelister, ordresedler, etiketter og tegninger.

Før fotograferingen bør relevante skjermer:

• Slås av
• Låses
• Vise en godkjent og ufarlig demonstrasjon
• Vendes bort fra kameraet

Dokumenter som ikke skal være synlige bør ryddes bort, ikke bare snus med teksten ned. De kan flyttes igjen under arbeidet, og enkelte opplysninger kan fortsatt være synlige gjennom papiret eller fra en annen kameravinkel.

Pass på forretningshemmeligheter

Et tilsynelatende vanlig arbeidsbilde kan vise deler av en produksjonsmetode, tekniske tegninger, prototyper, oppskrifter eller interne rutiner.

Lov om vern av forretningshemmeligheter skal beskytte innehavere mot urettmessig tilegnelse, bruk og formidling av forretningshemmeligheter.

Fotografen kan ikke alltid vite hvilke detaljer kunden anser som fortrolige. Derfor bør en fagperson hos kunden gå gjennom området og motivene før fotograferingen begynner.

Det kan være nødvendig å:

• Dekke til prototyper
• Fjerne tekniske tegninger
• Unngå bestemte maskiner eller arbeidssteg
• Fotografere fra en annen vinkel
• Holde serienumre og produktkoder utenfor bildet
• Kontrollere de ferdige bildene før publisering

Ikke stol på at alt kan fjernes i redigeringen

En liten etikett eller skjerm kan ofte tones ned eller fjernes senere, men redigering bør ikke være den eneste sikkerhetsplanen.

Jo flere sensitive detaljer som kommer med på bildene, desto større er risikoen for at noe overses.

Det er tryggere å rydde, dekke til eller velge en annen kameravinkel før bildet tas. Da blir også redigeringen enklere og sluttresultatet mer naturlig.

Hvis bestemte elementer må fjernes digitalt, bør dette noteres under fotograferingen slik at bildene kan kontrolleres grundig før levering.

Personer i lokalet må tas med i planleggingen

Kundens ansatte, besøkende og andre leverandører kan være til stede mens fotograferingen foregår. De bør ikke tilfeldig bli en del av bedriftens markedsføring.

Når identifiserbare personer er hovedmotivet, er hovedregelen at publisering krever samtykke fra dem som er avbildet.

Datatilsynet anbefaler som hovedregel å be om samtykke før bilder av gjenkjennelige personer deles. Det er den som publiserer bildet som må kunne vise at et gyldig samtykke er gitt.

Derfor bør det avklares på forhånd hvem som skal være med og hvordan bildene er tenkt brukt.

Et adgangskort er ikke et samtykke til markedsføring

En person kan ha godtatt å oppholde seg på en arbeidsplass med sikkerhetskameraer eller intern dokumentasjon. Det betyr ikke nødvendigvis at personen har samtykket til å opptre i en annen bedrifts reklame.

Det samme gjelder ansatte som hjelper leverandøren med arbeidsoppgaven. At de samarbeider foran kameraet er ikke i seg selv en tydelig avtale om publisering.

Personen bør få informasjon om:

• Hvem som tar bildene
• Hvilken bedrift som skal bruke dem
• Formålet med fotograferingen
• Hvor bildene skal publiseres
• Hvordan personen kan be om at bildet ikke brukes

Situasjonsbilder er ikke et automatisk unntak

Et bilde der aktiviteten er viktigere enn den enkelte personen kan i noen sammenhenger regnes som et situasjonsbilde.

Det betyr likevel ikke at alle arbeidsbilder fritt kan publiseres. Dersom enkeltpersoner er gjenkjennelige, er bildet fortsatt en behandling av personopplysninger.

Datatilsynet understreker at det kan være vanskelig å skille mellom portrettbilder og situasjonsbilder. Dersom det er usikkert, er det tryggest å avklare bruken med dem som kan identifiseres.

Dette er særlig viktig når bildene skal brukes kommersielt for å markedsføre leverandørens tjenester.

Bruk planlagte deltakere

Den enkleste løsningen er ofte å velge noen få personer som er informert og ønsker å delta.

De kan gjennomføre en reell eller forenklet arbeidssituasjon mens resten av arbeidsplassen fortsetter som normalt.

Fordelene er at:

• Alle vet hvorfor fotografen er der
• Tillatelsene kan avklares på forhånd
• Klær og sikkerhetsutstyr kan planlegges
• Arbeidsoppgaven kan velges bevisst
• Fotograferingen forstyrrer færre personer
• De ferdige bildene blir lettere å bruke

Det gir som regel et bedre resultat enn å forsøke å fange tilfeldige mennesker mens de går forbi.

Vær ekstra forsiktig hvis barn kan bli synlige

Fotografering i butikker, restauranter, skoler, helsetjenester og andre publikumsområder kan føre til at barn blir synlige i bakgrunnen.

Da bør motivet og tidspunktet planlegges slik at barn ikke blir gjenkjennelige med mindre deltakelsen er bevisst avklart med foresatte.

En travel åpningstid er sjelden det beste tidspunktet for kommersiell fotografering dersom mange tilfeldige personer beveger seg gjennom lokalet.

Det kan være tryggere å fotografere før åpning, etter stengetid eller i et avgrenset område.

Kundens sikkerhetsregler gjelder også fotografen

På et industriområde, verksted, lager eller byggeplass kan fotografen måtte bruke hjelm, vernesko, refleksvest eller annet sikkerhetsutstyr.

Kunden bør informere om dette før oppdraget, slik at riktig utstyr kan tas med.

Det bør også avklares:

• Hvor fotografen kan bevege seg
• Om en ledsager er nødvendig
• Om maskiner må stanses
• Hvor lysstativer og annet utstyr kan plasseres
• Om kabler kan legges på gulvet
• Om fotograferingen krever en sikkerhetsgjennomgang

Et godt bilde er aldri viktigere enn en trygg arbeidsplass. Motivet må tilpasses driften og sikkerhetsreglene, ikke omvendt.

Fotoutstyret kan påvirke arbeidsområdet

Kameraet tar lite plass, men lysstativer, vesker og eventuelle kabler kan påvirke ferdselen i lokalet.

Utstyret bør plasseres slik at det ikke blokkerer rømningsveier, porter eller arbeidsflyt. I områder med trucker, maskiner eller mye trafikk må sikkerhetsavstanden vurderes ekstra nøye.

Noen ganger er den beste løsningen å bruke mindre utstyr, arbeide med eksisterende lys eller gjennomføre fotograferingen når aktiviteten er lavere.

Dette bør planlegges sammen med personen som kjenner lokalet.

Avklar om arbeidet kan gjentas for kameraet

Ikke alle arbeidsoppgaver kan stoppes og gjentas. Enkelte prosesser skjer bare én gang, mens andre krever at flere avdelinger samarbeider.

Fotografen bør få vite:

• Når den relevante oppgaven skjer
• Hvor lenge den varer
• Om deler av prosessen kan gjentas
• Om maskiner kan stanses
• Om resultatet må dokumenteres i en bestemt rekkefølge

Hvis oppgaven ikke kan gjentas, bør fotografen være på plass og klar før arbeidet begynner.

En enklere del av prosessen kan også demonstreres separat dersom det er tryggere og gir et tydeligere bilde.

Fotograferingen bør ikke fremstille kunden feil

Bildene må gi et riktig inntrykk av både leverandøren og kunden.

En arbeidsoppgave bør ikke gjennomføres på en måte som bryter med kundens rutiner bare fordi det ser bedre ut på bilde. Sikkerhetsutstyr bør brukes riktig, og arbeidsområdet bør følge de samme grunnleggende reglene som ellers.

Hvis en situasjon forenkles for kameraet, bør den fortsatt være faglig troverdig.

Dette er viktig fordi kundens navn og omdømme også kan bli knyttet til bildet.

Bestem hvem som kontrollerer bildene

Før fotograferingen bør partene avtale om kunden skal kontrollere motivene før de publiseres.

En slik kontroll kan handle om:

• Konfidensiell informasjon
• Personer som ikke skal være synlige
• Feil bruk av sikkerhetsutstyr
• Produkter som ennå ikke er lansert
• Logoer og andre kjennetegn
• En misvisende fremstilling av arbeidet

Det er lurt å presisere hva kunden skal kontrollere. En gjennomgang av sikkerhet og fortrolige opplysninger er noe annet enn en full ny utvelgelse av fotografens levering.

Sett en frist for godkjenningen

Hvis kunden skal kontrollere bildene, bør det også avtales hvem som mottar dem og hvor lang tid gjennomgangen kan ta.

Uten en frist kan leverandøren sitte med ferdige bilder som ikke kan publiseres fordi forespørselen ligger i feil innboks.

En enkel prosess kan være:

• Én kontaktperson mottar utvalget
• Kunden markerer eventuelle bilder som ikke kan brukes
• Begrunnelsen knyttes til sikkerhet, personer eller fortrolig informasjon
• Tilbakemeldingen gis innen avtalt dato
• Godkjente bilder lagres i en egen mappe

Avklar hvor bildene skal publiseres

Kunden bør vite om bildene bare skal brukes på leverandørens nettside, eller om de også skal publiseres i sosiale medier, annonser og trykksaker.

En begrenset bruk i en kundehistorie kan oppleves annerledes enn en stor betalt reklamekampanje.

Hvis bruken endres senere, bør bedriften kontrollere både avtalen med fotografen og tillatelsen den har fått fra kunden og de avbildede.

Den mer generelle forskjellen mellom eierskap og bruksrett forklares i artikkelen om hvor bedriften kan bruke bildene.

Hva hvis kunden ikke ønsker å bli identifisert?

Det betyr ikke nødvendigvis at fotograferingen må avlyses.

Arbeidet kan ofte vises uten at kundens identitet blir offentlig. Vi kan:

• Velge tette utsnitt av arbeidsoppgaven
• Holde logoer og skilt utenfor bildet
• Fotografere hender, verktøy og detaljer
• Unngå fasaden og gjenkjennelige rom
• Bruke en bakgrunn uten kundespesifikke elementer
• Beskrive tjenesten uten å navngi kunden

Dette kan fortsatt gi troverdige bilder av arbeidet, men rammene må være tydelige for fotografen.

Arbeidet kan noen ganger gjenskapes et annet sted

Hvis kunden ikke tillater fotografering, kan deler av tjenesten kanskje demonstreres i bedriftens egne lokaler.

En arbeidsoppgave, kontroll eller gjennomgang kan settes opp med ansatte eller samarbeidspartnere som vet hvordan situasjonen normalt gjennomføres.

Miljøet blir ikke identisk med kundens lokasjon, men vi får bedre kontroll på mennesker, bakgrunn og informasjon.

For tjenester som er vanskelige å gjøre synlige, kan artikkelen om å fotografere en tjeneste som ikke synes gi flere ideer.

Én avklaring bør ikke bli til ti parallelle samtaler

Fotografen bør helst ha én hovedkontakt hos bedriften som bestiller, og bedriften bør ha én kontakt hos kunden.

Da blir det tydelig hvem som:

• Godkjenner lokasjonen
• Velger personer
• Avklarer sikkerhetsregler
• Sjekker fortrolige opplysninger
• Samler tilbakemeldinger
• Gir endelig klarsignal til publisering

Hvis mange personer gir separate beskjeder underveis, kan viktige begrensninger bli misforstått.

Bruk denne sjekklisten før fotodagen

• Har kunden skriftlig godkjent fotograferingen?
• Vet kunden hvor bildene skal publiseres?
• Er godkjente og forbudte områder avklart?
• Er personer som skal delta informert?
• Er nødvendige samtykker eller andre grunnlag håndtert?
• Er skjermer, dokumenter og fortrolig informasjon sikret?
• Er sikkerhetsregler og påkrevd verneutstyr avklart?
• Vet fotografen hvilke oppgaver som kan gjentas?
• Er det bestemt om kunden skal kontrollere bildene?
• Er én kontaktperson utpekt hos hver part?

Gode avklaringer gir mer troverdige bilder

Fotografering hos kunden kan gi noen av de mest verdifulle bedriftsbildene. De viser tjenesten i riktig miljø og gjør det lettere for nye kunder å forstå hvordan arbeidet gjennomføres.

Men når en annen virksomhets lokaler, ansatte og informasjon blir en del av motivet, må dette planlegges med respekt for kunden.

Med tydelige tillatelser, avgrensede områder og én ansvarlig kontaktperson kan fotograferingen gjennomføres effektivt uten at sensitiv informasjon eller tilfeldige personer havner i markedsføringen.

På siden om bedriftsprofil og innhold kan dere lese mer om fotografering av arbeid og tjenester. Dere kan også ta kontakt for å planlegge et oppdrag hos bedriften eller ute hos en kunde.