Ansattbilder blir sjelden ubrukelige over natten. Ett bilde er kanskje litt gammelt, et annet er tatt med mobil, og en nyansatt har fått et tilfeldig portrett foran en annen bakgrunn.
Hvert bilde kan være helt greit alene. Det er ofte først når de vises sammen på kontaktsiden at helheten begynner å se ujevn eller utdatert ut.
Bedriften trenger ikke ta nye ansattbilder hvert år bare for å følge en kalender. Men det finnes noen tydelige tegn på at bildene ikke lenger presenterer menneskene og virksomheten slik de bør.
Det finnes ingen fast utløpsdato
Et godt profilbilde kan fungere i flere år dersom personen fortsatt er gjenkjennelig og bildet passer bedriftens visuelle uttrykk.
Det er derfor lite hensiktsmessig å bestemme at alle bilder automatisk skal byttes etter ett eller to år. For noen bedrifter skjer det få endringer. Andre får nye ansatte, roller og nettsider langt oftere.
Det viktigste er ikke alderen på bildefilen, men om bildet fortsatt løser oppgaven sin.
Et profilbilde skal hjelpe kunden med å kjenne igjen personen, forstå rollen og oppleve kontaktsiden som en sammenhengende del av bedriftens presentasjon.
Bildet bør ligne på personen kunden møter
Mennesker forandrer seg. Hår, briller, skjegg og personlig stil kan være annerledes enn da bildet ble tatt.
Det betyr ikke at et profilbilde må oppdateres ved enhver liten forandring. Men dersom kunder eller samarbeidspartnere sannsynligvis ikke ville kjent igjen personen fra bildet, har det mistet noe av funksjonen sin.
Dette er særlig relevant for ansatte som møter kunder, uttaler seg i media eller representerer bedriften offentlig.
Målet er ikke at bildet skal dokumentere hver detalj i utseendet. Det bør fortsatt være en troverdig og gjenkjennelig presentasjon.
Kontaktsiden bør vise de menneskene som faktisk jobber der
En kontaktside blir raskt utdatert dersom tidligere ansatte fortsatt står oppført, mens nye medarbeidere mangler.
Dette handler ikke bare om bilder. Navn, stilling, telefonnummer og ansvarsområder bør også være riktige.
Det kan være nyttig å gå gjennom kontaktsiden hver gang noen begynner, slutter eller bytter rolle. Da oppdager bedriften samtidig om det mangler et bilde eller om eksisterende innhold bør oppdateres.
En slik gjennomgang betyr ikke nødvendigvis at alle må fotograferes på nytt. Noen ganger holder det å fotografere de nye medarbeiderne i samme stil som resten.
Nye ansatte kan gjøre forskjellene tydeligere
Når en ny medarbeider skal legges til, oppstår ofte spørsmålet om vedkommende kan sende inn et bilde selv.
Det kan løse behovet raskt, men resultatet blir gjerne en blanding av ulike utsnitt, bakgrunner, lyssettinger og bildekvalitet.
Hvis kontaktsiden allerede består av en tydelig og dokumentert bildestil, kan den nye ansatte fotograferes slik at bildet passer inn. Hvis oppsettet ikke kan gjenskapes, kan nyansettelsen bli tidspunktet der bedriften vurderer en større oppdatering.
Jo flere midlertidige løsninger som legges til, desto vanskeligere blir det å få helheten til å se planlagt ut.
Ulik stil kan være et større problem enn alder
Det eldste bildet på kontaktsiden er ikke nødvendigvis det som får siden til å se utdatert ut. Ofte er det blandingen.
Noen ansatte er fotografert mot hvit bakgrunn, andre foran en kontorvegg. Ett bilde er et tett portrett, mens et annet viser halve kroppen. Enkelte ser rett i kameraet, og andre er hentet fra arbeidssituasjoner.
Variasjon kan være et bevisst valg, men når den virker tilfeldig, blir kontaktsiden visuelt urolig.
En enhetlig serie betyr ikke at alle ansatte skal se like ut. Bakgrunn, lys, utsnitt og fargetoner kan være konsekvente, samtidig som hver person beholder sitt eget uttrykk.
En ny nettside kan kreve nye bildeformater
Et bilde kan fortsatt være godt, men passe dårlig i en ny nettsideløsning.
Kanskje de gamle portrettene er stående, mens den nye kontaktsiden bruker kvadratiske bilder. Kanskje utsnittet er så tett at hodet blir kuttet på mobil, eller filene er for små til de nye bildeflatene.
Hvis eksisterende bilder har nok oppløsning og luft rundt personen, kan de noen ganger beskjæres på nytt. Hvis ikke, kan en ny fotografering være den ryddigste løsningen.
Ved planlegging av nye bilder bør bedriften derfor avklare hvilke formater nettsiden krever. Det gjør det enklere å levere filer som fungerer både på kontaktsiden, LinkedIn og andre flater.
Bedriftens visuelle uttrykk kan ha forandret seg
En bedrift kan endre logo, farger, nettside og hvordan den ønsker å kommunisere, mens ansattbildene blir stående fra den gamle profilen.
Bildene trenger ikke bruke logofargene direkte, men bakgrunn, lys og uttrykk bør passe sammen med resten av nettsiden.
Et svært formelt portrett kan føles feil dersom bedriften har gått over til en mer tilgjengelig og personlig profil. Det motsatte kan også skje dersom virksomheten ønsker et tydeligere og mer formelt uttrykk.
Når den visuelle identiteten endres betydelig, bør ansattbildene vurderes som en del av helheten og ikke som et isolert element.
Roller og ansvar kan ha endret seg
Profilbildet kan være det samme selv om stillingen er ny. Det er ikke nødvendigvis et problem, men bruken av bildet kan ha forandret seg.
En medarbeider som tidligere bare sto på en intern oversikt, kan nå være leder, pressekontakt eller en sentral del av salget. Da kan det være behov for flere varianter enn det opprinnelige kontaktsidebildet.
Det kan være aktuelt med et mer formelt portrett, et bredere bilde til presentasjoner eller et miljøportrett som viser personen i arbeid.
Bedriften bør derfor vurdere både om bildet er gammelt, og om det fortsatt passer til ansvaret personen har fått.
Dårlig bildekvalitet blir tydeligere på moderne skjermer
Eldre bilder kan være levert i små formater fordi de opprinnelig bare skulle vises som små portretter på en nettside.
Når disse bildene senere brukes større, kan de bli uklare eller vise tydelige komprimeringsskader. Et bilde som fungerer i et lite kontaktkort, er ikke nødvendigvis egnet til pressemateriell eller en presentasjon.
Det er også mulig at de høyoppløselige originalene finnes, selv om nettsiden bruker små kopier. Før bedriften bestiller nye bilder på grunn av filstørrelsen, bør det undersøkes om originalfilene fortsatt er tilgjengelige.
Hvis originalene er borte eller kvaliteten ikke holder til dagens bruk, er det et praktisk argument for å oppdatere serien.
Bedriften trenger ikke vente til alt ser dårlig ut
Det er lettere å planlegge en fotografering når behovet oppdages tidlig.
Hvis bedriften venter til halvparten av kontaktsiden mangler bilder, blir oppdateringen mer akutt. En jevnlig, enkel gjennomgang gjør det mulig å samle flere nyansatte og planlegge en effektiv fotodag.
Det kan for eksempel gjøres i forbindelse med gjennomgang av nettsiden, ved større nyansettelser eller når markedsmateriellet skal oppdateres.
Poenget er ikke å lage enda en fast kontrollrutine uten grunn. Det handler om å fange opp endringer før kontaktsiden består av mange midlertidige løsninger.
Skal alle fotograferes på nytt, eller bare de nye?
Svaret avhenger av hvor godt det eksisterende oppsettet kan gjenskapes.
Hvis fotografen har informasjon om bakgrunn, lyssetting, kameravinkel, utsnitt og redigering, kan nye ansatte ofte fotograferes slik at de passer inn i serien.
Det blir vanskeligere dersom de gamle bildene er tatt av forskjellige fotografer, eller ingen vet hvordan oppsettet ble laget. Små forskjeller i lys og perspektiv kan bli tydelige når portrettene vises ved siden av hverandre.
Hvis de fleste eksisterende bildene fortsatt fungerer og bare én eller to personer mangler, er en tilleggsfotografering naturlig. Hvis siden allerede består av mange forskjellige stiler, kan en samlet oppdatering være mer fornuftig.
Dokumenter oppsettet for fremtidige ansatte
En bedrift er sjelden ferdig med å ansette mennesker. Derfor bør nye profilbilder planlegges slik at serien kan videreføres.
Fotografen kan dokumentere blant annet:
- bakgrunn og fargetone
- plassering og type lys
- kamerahøyde og avstand
- utsnitt og posisjon
- grunnleggende redigeringsstil
- filformater og beskjæringer
Da blir det enklere å fotografere nye medarbeidere senere uten at kontaktsiden må bygges opp fra bunnen hver gang.
En ny fotodag kan kombineres med andre behov
Hvis alle ansatte først skal samles, kan bedriften vurdere om det finnes flere motiver som bør tas samtidig.
Det kan være et gruppebilde, noen miljøportretter eller bilder av ansatte i arbeid. Dette bør planlegges på forhånd, slik at det settes av nok tid og riktig utstyr.
En fotografering blir ikke nødvendigvis mer effektiv av å legge til flest mulig motiver. Men nærliggende behov kan løses samtidig dersom de er avklart.
Artikkelen om hvordan dere planlegger en effektiv fotodag gir flere råd om tidsplan, informasjon og gjennomføring.
Forbered ansatte før de nye bildene tas
Når bedriften har bestemt seg for å oppdatere bildene, bør de ansatte få tydelig informasjon om bruk, tidspunkt og prosess.
Det er også nyttig å gi noen enkle klesråd. Ansatte trenger ikke kle seg identisk, men et avtalt nivå gjør det lettere å skape en helhetlig serie.
I guiden om hva ansatte bør ha på seg til profilbilder finner dere en kort liste som kan brukes i informasjonen før fotodagen.
Noen ansatte vil fortsatt være usikre foran kameraet. En rolig prosess og muligheten til å se bildene underveis kan gjøre situasjonen enklere for dem som ikke liker å bli fotografert.
Oppdater når bildene ikke lenger løser oppgaven
Ansattbilder trenger ikke erstattes fordi kalenderen sier det. De bør oppdateres når menneskene ikke lenger er gjenkjennelige, kontaktsiden mangler ansatte, bildestilen har blitt ujevn eller nettsiden krever andre formater.
Det kan også være riktig tidspunkt når bedriften endrer visuell profil, flere ansatte får nye roller eller bildefilene ikke holder til dagens bruk.
Noen ganger er det nok å fotografere de nye medarbeiderne. Andre ganger vil en samlet oppdatering gi et mer helhetlig og varig resultat.
Begynner kontaktsiden å bestå av ulike bakgrunner, utsnitt og midlertidige bilder? Jeg hjelper gjerne med å vurdere behovet og planlegge en effektiv oppdatering av ansattbildene.
