Bedriften har endelig fått like profilbilder av hele teamet. To måneder senere begynner en ny ansatt, og kontaktsiden mangler plutselig ett ansikt. Det er helt normalt. En god løsning for ansattbilder må tåle at mennesker begynner og slutter.
Det viktigste er å planlegge for supplering allerede på den første fotodagen. Da kan nye ansatte fotograferes senere uten at nettsiden ser ut som en blanding av tre forskjellige bedrifter.
Dokumenter oppsettet, ikke bare det ferdige bildet
Fotografen bør notere bakgrunn, lysplassering, kamerahøyde, utsnitt og avstand. Hvis bildene tas i arbeidsmiljøet, er det nyttig å registrere hvilket område som ble brukt og hvordan møbler eller personer var plassert.
Da blir det mulig å gjenskape uttrykket langt bedre. Målet er ikke at hver skygge skal bli identisk, men at bildene oppleves som samme serie når de står ved siden av hverandre.
Velg et oppsett som faktisk kan gjentas
Et komplisert oppsett i et rom bedriften sjelden har tilgang til, er lite praktisk dersom teamet vokser ofte. For virksomheter med jevnlige nyansettelser kan en fast bakgrunn eller en enkel, gjenkjennelig del av kontoret være et bedre valg.
Artikkelen om nøytral bakgrunn eller arbeidsmiljø forklarer forskjellen. Begge deler kan fungere, men oppsettet bør passe hvor ofte det skal suppleres.
Samle nye ansatte når det er mulig
Én ny person kan selvfølgelig fotograferes alene. Men dersom bedriften vet at flere skal begynne i løpet av de neste månedene, kan det være mer effektivt å samle dem i en kort oppdateringsøkt.
Bestem for eksempel at nye profilbilder tas hvert kvartal eller halvår. Personer som trenger bilde raskt, kan få en midlertidig løsning internt, mens nettsiden oppdateres når den nye serien er klar.
Ikke vent så lenge at kontaktsiden blir feil
En ny rådgiver, behandler eller prosjektleder kan være kundens viktigste kontakt. Da er det uheldig om personen mangler fra nettsiden i mange måneder. Prioriter ansatte med kundekontakt, lederansvar eller roller som aktivt brukes i salg og rekruttering.
Behovet er altså ikke bare estetisk. Bildet hjelper kunden å kjenne igjen den personen han eller hun skal møte, og viser at informasjonen på nettsiden faktisk blir vedlikeholdt.
Gi den nye ansatte samme forberedelse
Den nye ansatte bør få den samme informasjonen som resten fikk: hva slags klær som fungerer, hvor lang tid fotograferingen tar og hvordan bildene brukes. Det skaper trygghet og gjør resultatet mer konsekvent.
Rådene om klær til profilbilder er like relevante for én ny person som for et helt team. Send informasjonen noen dager før, ikke fem minutter før fotograferingen.
Ha en enkel rutine for personalendringer
- meld fra til den bildeansvarlige når noen begynner eller slutter
- bestem hvor raskt kundevendte roller skal få nytt bilde
- samle mindre oppdateringer når det er praktisk
- bruk samme fotograf eller sørg for at oppsettet er godt dokumentert
- oppdater nettside, presentasjoner og bildebank samtidig
Avtal hvem som eier oppgaven
Profilbilder blir ofte liggende mellom HR, markedsføring og lederen for den nye ansatte. Alle tror noen andre har bestilt fotograferingen. Gi derfor én rolle ansvar for å melde inn behov, bestille tid og sørge for at de gamle flatene blir oppdatert.
Rutinen kan være enkel: Når arbeidsavtalen er signert, sjekkes behovet for portrett. Når bildet er levert, oppdateres nettside, e-postsignatur, presentasjoner og relevante profiler i samme runde.
Unngå at den nye ansatte blir et permanent unntak
Det er fristende å ta et raskt mobilbilde og love å ordne resten senere. Problemet er at midlertidige bilder ofte blir stående. Når ett portrett har annen bakgrunn, fargetone eller utsnitt, blir forskjellen tydeligere enn bedriften tror.
Hvis en midlertidig løsning er nødvendig, bør den få en konkret sluttdato. Legg oppdateringen i kalenderen med en gang, og unngå å spre det midlertidige bildet til flere flater enn nødvendig.
Sjekk at den opprinnelige stilen fortsatt passer
Noen ganger er det teknisk mulig å gjenskape serien, men feil strategisk. Bedriften kan ha skiftet visuell profil, flyttet eller ønsket et mer naturlig uttrykk siden forrige fotodag. Da bør den nye ansatte ikke låses til en stil som snart skal bort.
Vurder først om serien skal suppleres eller erstattes. En kort prat med fotografen kan spare bedriften for å betale for et bilde som må tas på nytt noen måneder senere.
Planlegg neste hovedrunde før serien blir utdatert
Suppleringsbilder holder serien hel, men de erstatter ikke alltid en ny hovedfotografering. Hvis mange ansatte er byttet ut, lokalene er endret eller bildestilen ikke lenger passer bedriften, kan det være bedre å starte på nytt.
Se rådene om når ansattbildene bør oppdateres. En fast vurdering hvert år gjør det lettere å oppdage når serien har passert grensen.
En god bildeserie skal kunne vokse
Nye ansatte etter fotodagen er ikke et problem dersom oppsettet og rutinene er laget for virkeligheten. Med en enkel plan kan bedriften holde kontaktsiden ryddig, gi nye kolleger en god start og slippe full fotodag hver gang teamet endres.
Mavvi fotograferer både hele team og mindre suppleringer. Les mer om ansatt- og profilbilder, eller ta kontakt når neste nye ansikt skal inn på nettsiden.
