En fotodag med flere ansatte krever litt planlegging, men trenger ikke bli komplisert. Her er rådene som gir bedre flyt og en tryggere opplevelse foran kamera.

Når flere ansatte skal fotograferes på samme dag, er det lett å se for seg kø, forsinkelser og mennesker som forsvinner inn i møter akkurat når det er deres tur. Med litt planlegging kan fotograferingen gjennomføres langt roligere.

Her er det viktigste dere bør avklare før fotodagen, og hvordan dere kan legge opp dagen slik at både fotograferingen og den vanlige arbeidsdagen flyter godt.

En effektiv fotodag handler ikke bare om tempo

Målet er selvfølgelig å bruke tiden fornuftig. Samtidig er det sjelden en god idé å presse hver ansatt gjennom fotograferingen så raskt som mulig.

Ved vanlige profilbilder beregner jeg ofte rundt 10–15 minutter per person. Det gir tid til å finne en god posisjon, gjøre noen små justeringer og la den ansatte se bildene underveis. Mange trenger også et par minutter på å senke skuldrene foran kamera.

Tidsbruken vil variere etter hva slags bilder dere ønsker, hvor mange variasjoner som skal tas og hvor mange ansatte som skal fotograferes. Ved svært standardiserte fotograferinger kan det gå raskere, men et høyere tempo gir også mindre tid til individuell oppfølging.

Bestem hva bildene skal brukes til

Før dere lager en tidsplan, bør dere vite hva dere faktisk trenger bilder til.

Skal bildene brukes på en kontaktside, LinkedIn, i pressemateriell eller i forbindelse med rekruttering? Trenger alle det samme utsnittet og den samme bakgrunnen, eller ønsker dere noen variasjoner?

Når bruken er avklart på forhånd, blir det enklere å velge både uttrykk, bakgrunn og hvor mye tid som bør settes av. Det reduserer også risikoen for at dere oppdager etter fotograferingen at dere mangler et bestemt format eller en type bilde.

Lag en realistisk tidsplan

Hvis fotograferingen skal ta omtrent 10–15 minutter per ansatt, kan dere bruke dette som utgangspunkt når timeplanen settes opp. Det er likevel lurt å legge inn litt luft.

En plan der alle tidspunkter er fylt helt opp, tåler dårlig at et møte varer fem minutter for lenge eller at noen må ta en viktig telefon. En liten buffer underveis kan derfor spare dere for mer tid enn den koster.

Fotograferingen kan organiseres på flere måter. Ansatte kan få hvert sitt tidspunkt, eller dere kan dele dem inn i mindre grupper som møter opp innenfor bestemte tidsrom. Hva som fungerer best, avhenger av størrelsen på bedriften og hvordan arbeidsdagen deres ser ut.

Det viktigste er at én person har oversikt og kan hjelpe til med å få riktig person på plass til riktig tid.

Informer de ansatte i god tid

De ansatte trenger ikke en lang bruksanvisning, men de bør vite hva som skal skje.

Fortell dem:

• når og hvor fotograferingen foregår
• omtrent hvor lang tid den tar
• hva bildene skal brukes til
• om det finnes råd om klær eller farger
• om de skal få se bildene underveis

God informasjon gjør det lettere å møte forberedt. Det kan også dempe usikkerheten hos dem som ikke er spesielt glade i å bli fotografert.

Unngå gjerne svært små mønstre og klær med store logoer dersom det ikke passer bedriftens profil. Utover dette er det som regel bedre at de ansatte ser ut som seg selv enn at alle forsøker å kle seg helt likt.

Velg et egnet sted

Det trengs ikke nødvendigvis et stort møterom, men fotografen må ha nok plass til bakgrunn, lys og en fornuftig avstand mellom kameraet og personen som fotograferes.

Rommet bør helst kunne stå tilgjengelig gjennom hele fotograferingen. Hvis utstyret stadig må flyttes fordi rommet også brukes til møter, forsvinner mye av gevinsten ved en god tidsplan.

Det er også en fordel om området ligger litt skjermet. De fleste slapper bedre av når de ikke har et publikum av kollegaer som kommenterer fra sidelinjen.

Er dere usikre på om rommet fungerer, kan dere sende noen enkle mobilbilder eller mål av rommet til fotografen på forhånd.

Avtal uttrykket før første ansatt kommer

Bakgrunn, lyssetting, utsnitt og ønsket uttrykk bør være bestemt før fotograferingen begynner. Det gjør resultatet mer enhetlig og reduserer tiden som går med til vurderinger mellom hver person.

Samtidig betyr ikke et enhetlig uttrykk at alle skal posere helt likt. Små tilpasninger i kroppsstilling, ansiktsuttrykk og kameravinkel kan gjøre at hver ansatt fremstår naturlig, mens bildene fortsatt passer sammen på kontaktsiden.

Jeg viser gjerne bildene underveis. Da kan den ansatte se hva som fungerer, og vi kan justere før fotograferingen er ferdig. Det gir en annen trygghet enn å måtte håpe at minst ett av bildene ble bra.

Husk dem som ikke er til stede

Sykdom, ferie, kundemøter og nyansettelser gjør det vanskelig å samle absolutt alle på én dag.

Bestem derfor på forhånd hvordan dere vil håndtere dem som mangler. Det kan være aktuelt å avtale en mindre fotografering senere, eller vente til flere nye ansatte kan tas samtidig.

Det viktigste er å dokumentere oppsettet. Da blir det lettere å gjenskape bakgrunn, lys og utsnitt, slik at nye bilder ikke ser ut som de tilhører en helt annen bedrift.

Litt planlegging gir en roligere dag

En god fotodag krever ikke et komplisert system. Dere trenger først og fremst et tydelig mål, en realistisk tidsplan, et egnet rom og én person som holder oversikt.

For vanlige ansattbilder er 10–15 minutter per person ofte et fornuftig utgangspunkt. Det gir rom for både effektiv fremdrift og litt individuell oppfølging. Den beste planen er ikke nødvendigvis den som ser raskest ut på papiret, men den som fortsatt fungerer når arbeidsdagen ikke går helt etter skjema.

Planlegger dere nye ansattbilder? Jeg hjelper gjerne med å legge opp en effektiv fotodag hos dere